Teletrabajo: una guía para hacerlo con éxito y sobrevivir al coronavirus

En el año 2010 adopté la modalidad del teletrabajo. Dejé mi empleo para crear Mauna Media, y por diseño, nuestros servicios de marketing digital los comenzamos a hacer de forma remota, sin tener una oficina a la cual asistir.

En ese momento era rarísimo hacer teletrabajo. Para el 99% de mi entorno, no era «normal» que se pudiera trabajar desde casa. Yo formaba parte de un grupo de profesionales de diseño, marketing y tecnología, que comenzamos a generar valor en pantalones cortos y sandalias.

Ahora en 2020 el escenario es radicalmente distinto. El coronavirus ha hecho que el mundo adopte mi vida diaria. Nos ha empujado a todos a hacer teletrabajo. Si estás leyendo este artículo y nunca has hecho teletrabajo, quizá pueda serte de ayuda. Tal vez en la empresa en la que trabajas, exista la modalidad, pero nunca la aprovechas del todo, también puede servirte.

El objetivo de este artículo es ofrecer una guía rápida, para que el teletrabajo durante la cuarentena vaya de la mejor forma posible, a pesar de lo desafiante que puede llegar a ser. Comencemos!

Teletrabajo, una guía para hacerlo con éxito en tiempos de coronavirus (y en tiempos de paz también)

Trabajando desde casa: freelance vs. trabajo remoto

Antes de comenzar, repasemos rápidamente la diferencia entre el trabajo independiente —o freelance— y el trabajo remoto. Los trabajadores independientes somos autónomos. Por lo general, trabajamos de forma remota, sea desde casa o mientras viajamos (ja!), ocasionalmente en algún otro lugar. Por su parte, los trabajadores remotos pueden ser trabajadores independientes o pueden ser empleados a tiempo parcial o completo en una empresa. Este artículo sirve para ambos casos.

Creando una oficina en casa

Cuando trabajas desde casa, es —realmente— difícil separar la vida del trabajo. Tener un espacio exclusivo para el trabajo te ayudará a entrar y salir del modo comercial cuando lo necesites. Si tienes la suerte de poseer una habitación vacía que puedas usar como oficina, hará el proceso mucho más sencillo. Pero inclusive si vives en un espacio pequeño o con otras personas, se puede crear un área que sea solo para trabajar. Pero como la vida no es perfecta, las distracciones juegan en contra del teletrabajo, en este artículo algunas ideas para minimizarlas.

Lo que necesitas para hacer teletrabajo en casa

La cantidad de elementos que necesites, depende de tu trabajo. Por ejemplo, los escritores independientes pueden tener una configuración minimalista. En general, puede que necesites al menos lo siguiente:

• Escritorio y silla: Sí, algunos días no será tan cómodo trabajar desde el sofá. Necesitas un escritorio real y una silla buena. Te ayudará mantener la concentración.
• Computadora: lo más recomendable es un portátil. Te permitirá bajar un rato al parque, mientras paseas a tu mascota. Considera un segundo monitor, puede ayudar a fluya mejor el trabajo.
• Iluminación: un espacio de trabajo mal iluminado puede provocar fatiga visual y dolores de cabeza.
• Teléfono: probablemente tengas tu teléfono inteligente contigo en todo momento, pero considera tener un teléfono fijo también. Muchos clientes lo prefieren, y la calidad de voz es mejor.
• Puntos de carga accesibles: este es fácil de pasar por alto, especialmente si estás creando un espacio de trabajo en una esquina de una habitación. Vas a necesitar cargar varios dispositivos que se usan en el teletrabajo.
• Lápiz y papel: pleno 2020, pero las notas escritas a mano nunca pasarán de moda. Créeme, querrás apuntar algo en algún momento.
• Limpieza y orden: mantener el espacio de trabajo libre de desorden te ayudará a concentrarte. El orden, la disciplina y la concentración son clave en el teletrabajo.
• La temperatura: dependiendo de en qué ciudad estás, considera lo que necesitarás para mantenerte cómodo. Como un calentador, ventilador o aire acondicionado. Si hace frío, deja cerca una manta o similar.
• Comodidades: Deja cerca todo lo que necesites para el máximo confort. Así no tendrás que levantarte. Por ejemplo, siempre ten kleenex, auriculares y agua al alcance de la mano.

Cerrar el trabajo al final del día

Me pasa con frecuencia. En el teletrabajo es muy fácil trabajar muchas más horas que cuando estamos en una oficina de «8 a 5». Es una decisión y también una cultura. En mi caso trabajo por objetivos, que van alineados con la satisfacción de mis clientes. Me da igual si estoy a las 10 de la noche finalizando algo o si son las 9 de la mañana. Yo dejé atrás, el paradigma del horario de trabajo de la era industrial. Para mí lo importante es entregar mis servicios con la calidad y en el tiempo esperado por mis clientes, y su correspondiente satisfacción.

Dicho eso, es importante también cerrar el trabajo cada día. Y actuar como si estuvieras saliendo de una oficina formal. Apaga tus dispositivos electrónicos, vuelve a colocar los elementos donde van, apaga las luces y cierra la puerta. Al cerrar el espacio de oficina, te resultará más fácil hacer la transición del trabajo a la vida cotidiana. Tómatelo como un ritual, y no caigas en la tentación de dejar el portátil cerca de la cama.

Gestionando un negocio desde la casa

Trabajar desde casa, puede implicar muchas actividades de las que tienes que ocuparte solo. Inclusive, más allá de tu trabajo habitual. Para los trabajadores independientes, la lista suele ser especialmente larga. Porque no tenemos departamentos de administración o TI que puedan hacerlo por nosotros. Esto debes tenerlo presente a la hora de hacer teletrabajo.

Disponibilidad

Cuando haces teletrabajo desde casa, el trabajo siempre está allí a tu lado. Saber que siempre puedes trabajar puede hacerte sentir que siempre «debes trabajar». Sin embargo, eso no es cierto. Necesitas tiempo fuera del trabajo para evitar el agotamiento. Además, si eres empleado, el exceso de trabajo significa diluir tu salario por hora. Eso es malo para la moral y da como resultado un trabajo de menor calidad. El típico: más trabajo por la misma paga.

Si eres un empleado, tendrás que decirle a tu empleador qué días y horas trabajarás. O tendrás un horario que cumplir. Algunos empleadores utilizan herramientas de seguimiento del tiempo y trabajo para asegurarse de que estás trabajando cuando se supone que debes hacerlo. Otros empleadores operan con un sistema de honor. En el caso de Colombia, existe una ley de teletrabajo, que estipula tres modalidades para hacerlo. Aunque me parece que ni todas las empresas la usan ni están preparadas para ello.

La disponibilidad es más complicada para los freelancers o trabajadores independientes. Tenemos que hacer malabarismos con nuestros clientes, zonas horarias y sus propios niveles de energía y compromisos. Sólo tú sabes cuándo puedes o no estar disponible, y puede que te tome un tiempo descubrirlo. Por ejemplo, en mi caso soy mucho más productivo las primeras horas de la mañana y las finales de la tarde-noche, porque hay muchas menos distracciones. En un tiempo, mis mejores horas eran entre las 11pm y la 1am. Pero puede ser agotador si lo haces de forma prolongada.

En la actualidad, para evitar el agotamiento, cierro el trabajo a las 8pm. Y en los casos en los que pase de trabajar más allás de las 2am, me aseguro de liberarme al máximo para dormir con tranquilidad al día siguiente. Pero lo dicho, debes descubrir tu ritmo, también según tu entorno en casa. Yo no tengo por ejemplo, la variable: niños.

Lo más importante que debes recordar: tus horas de trabajo no tienen que coincidir con tus horas disponibles. Si trabajas temprano en la mañana, tarde en la noche o los fines de semana, no tienes que estar accesible durante esos momentos. Y si deseas tomarte algunos días de la semana o tardes libres, aún puedes estar accesible para clientes o compañeros de trabajo. Tú defines las reglas.

Comunicación

La comunicación juega un papel importante en el trabajo desde casa porque tienes limitaciones para mantenerte en contacto. Necesitas herramientas para comunicarte. Además de tener un correo electrónico y un teléfono, aquí hay algunas opciones a considerar:

• Google Hangouts
• Slack
• Facebook for Work
• WhatsApp
• Aplicaciones de gestión proyectos o tareas como: Asana, BaseCamp o Trello.
• Aplicaciones de videollamadas como: Zoom, Skype o Vimeo.

Es recomendable limitar la accesibilidad para hacer negocios o teletrabajar a través de las redes sociales. Por ejemplo, personalmente no coordino trabajo a través de Facebook Messenger o Mensajes Privados de Instagram. Recuerda, cuantas más herramientas de comunicación empresarial uses, más notificaciones y aplicaciones tendrás que gestionar.

El autocuidado en el teletrabajo desde casa

Creo que ya lo he dicho. Pero desde mi mirada, para teletrabajar se necesita la disciplina de un Samurai. Trabajar desde casa requiere mucho foco, disciplina y cuidado personal. Ser responsable de tu desempeño profesional, horario o motivación todos los días es una tarea difícil. A continuación te propongo cómo ponerte en el centro del cuidado.

Gestionando la soledad

El trabajo remoto puede ser muy tranquilo… Más silencioso de lo que esperas. Y aunque esa falta de ruido es excelente para concentrarte, puede hacerte sentir profundamente solo. Si combinas eso con vivir solo, la soledad se vuelve intensa. Es quizá una de las desventajas claras del teletrabajo: no tienes la socialización que se produce al tomarte un café con ese compañero simpático del trabajo.

Los trabajadores independientes que fijamos nuestros propios horarios debemos asegurarnos de planificar períodos de tiempo libre. Sí, ir a distraerse, es un «to-do» más en la lista de cosas por hacer. Especialmente si trabajas seis o siete días a la semana. Durante el tiempo libre, sal de la casa y procura hacer planes con otras personas.

Cuando no puedas salir a cenar o pasar un fin de semana fuera, comunícate con las personas en línea. Esto NO reemplaza una vida social, pero te hará sentir menos aislado y te hará ayudará a salir del escritorio. Al hacer algún trabajo ligero, date la oportunidad de ese chat relajado, antes de volver a la rutina del trabajo.

Crea una rutina previa al trabajo

Nunca te levantes de la cama directo al escritorio. Antes de eso, crea una rutina previa al trabajo. Ajusta dicha rutina con el tiempo que necesitas antes de entrar en modo de trabajo. Por ejemplo, yo despierto, leo un resumen diario de noticias que me llega por email, luego me levanto y paso a la ducha. Al salir, tomo el café con mi esposa, desayunamos, luego bajo a mi perrita Lua (@luathewhippet en Instagram) a hacer sólo que ella puede hacer, compartimos un rato en el parque y es un momento para respirar aire fresco y relajar. Y luego de esto, entro en modo trabajo.

Cuando esta rutina previa se trastoca, porque no siempre es perfecta, siento el impacto en el modo trabajo. No hace falta que el apartamento esté perfectamente limpio y ordenado para trabajar, esas actividades en casa, las dejamos para su espacio de tiempo correspondiente. Por tu lado quizás tengas que salir a correr, ducharte o escuchar cierta lista de música para tener la mentalidad correcta. Lo ideal es que sea lo que sea, ten una rutina previa al trabajo.

Mantén el foco, pase lo que pase…

Tu cerebro se agota rápidamente si estás constantemente distraído. Los pings de notificaciones y una bandeja de entrada de correo electrónico que permanece abierta todo el día pueden agotar tu enfoque y energía. Trabajar desde casa requiere atención.

Cuando se trata de los tiempos de inicio y finalización, trabaja desde casa como lo harías en un trabajo tradicional. Cuando se acerque la hora de inicio, deja de hacer lo que estés haciendo, toma una taza de café y siéntate en tu escritorio. Deja todo lo demás para el momento correspondiente, como si estuvieras saliendo de tu casa «para ir a trabajar».

Separa los «tiempos administrativos» de los tiempos de «trabajo en profundidad». Nunca terminarás de administrar. Por lo tanto, lo recomendable es bloquear el tiempo para las tareas administrativas. Ya sea al comienzo o al final de tu jornada laboral. Por el resto del tiempo, preocúpate solo por el proyecto en el que estás trabajando. Si es necesario, bloquea sitios web con una herramienta como SelfControl y pon tu teléfono y computadora en silencio para que no escuches las notificaciones. Mantén el foco.

Prioriza un estilo de vida saludable

Priorizar tu salud y estado físico es relevante. Presta atención a los alimentos que te dan energía y a los que la drenan, así como también cuando necesitas comer para mantener la resistencia y la cabeza despejada. Es fácil saltarse una comida y trabajar con dolores producto del apetito, para terminar un proyecto. Pero recuerda que tomar 15 minutos para comer te hará más eficiente.

Algunos trabajadores remotos sienten que necesitan una caminata o sesión de entrenamiento para estar listos para el trabajo. A mí personalmente me gusta que esto sea en la mañana, antes de entrar al modo trabajo. Aunque la verdad sea dicha, para correr o caminar, debo levantarme más temprano. Y… no siempre me sale.

Lo importante acá es que ese espacio saludable es necesario e impacta positivamente en la productividad. Incluso si eres más una persona de «paseo por la cuadra» que una que levanta pesas durante una hora, saca media hora para algún tipo de movimiento. Para muchas personas, trabajar desde casa significa sentarse mucho, que puede resentirse luego en la corporalidad y en la salud. El ejercicio ayuda a combatir los síntomas de trabajar en exceso, y también es un buen recordatorio de que el trabajo no es la única prioridad en tu vida.

Una reflexión final sobre el teletrabajo desde casa

Una de las claves del trabajo desde casa tiene que ver con proteger tu energía y concentración. Para que puedas continuar entregando un excelente trabajo mientras te sientes saludable. El teletrabajo no es mejor ni peor que trabajar de forma tradicional, es simplemente diferente.

Existen ventajas y desventajas para ambos tipos de trabajo. Y el tipo que prefieras depende de las desventajas con las que prefieres vivir. En mi caso, yo asumí las del teletrabajo y estoy en paz con ellas. Adaptarse a trabajar desde casa lleva tiempo y, a medida que te acostumbres, desarrollarás tus propios hábitos, rutinas y sistemas que mejor funcionen para ti.

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