Mauna Media es una empresa a distancia, somos un equipo de profesionales que tenemos la competencia de operar en zonas horarias diferentes, sin tener una oficina propia! En Mauna, nuestra filosofía siempre ha sido que todos puedan trabajar desde el lugar donde se sientan más cómodos. Por supuesto, este paradigma de trabajo abre un mundo de posibilidades: como trabajar en pantalones cortos y «cholitas» desde el balcón de la casa hasta hacerlo desde la Isla de Margarita o Buenos Aires.
Siempre lo he dicho, este nivel de libertad conlleva una gran responsabilidad y disciplina personal, en especial para trabajar y comunicarnos con otros profesionales que además tienen backgrounds totalmente distintos. Para empresas como la nuestra la gerencia clásica no nos ayuda mucho, necesitamos en cambio prácticas que se parecen más a lo que hace un Coach o un Mentor que lo que hace un gerente. En este post quiero compartir parte de mi experiencia profesional al estar al frente de equipos a distancia.
Entrenar un equipo de forma remota, un desafío conectado.
1) Realiza sesiones online 1 a 1
Muy importante hacer con frecuencia, sesiones de entrenamiento o seguimiento 1 a 1 en el que poder ver más en detalle la actividad que se está realizando, pensar juntos o coordinar acciones próximas en el proyecto. La primera herramienta que para mí entra en juego aquí es Google Calendar –una de las que más frecuento día a día– aunque también puedes utilizar Calendly, que permite al equipo ver el tiempo disponible de cada quién e incluyendo la zona horaria. Si utilizas Google Calendar puedes verificar las zonas horarias en Timezone.io o EveryTimeZone, viendo que no haya conflicto de horas para la sesión.
Si utilizas Slack, también puedes seleccionar el perfil del compañero de equipo y la herramienta te muestra su hora local.
Tómate un tiempo para reflexionar cuánto tiempo puede requerir la sesión 1 a 1. Trabajando con varios proyectos de diseño de software pude experimentar que la verdad no hace falta una reunión de 1 hora. De hecho es recomendable realizar la sesión de 25 o 50 minutos. Con estos lapsos de tiempo le permites a las personas aterrizar pensamientos, respirar un poco y pasar al siguiente to-do.
2) Diseña la conversación y el espacio digital de la sesión
Entrenar un equipo de forma remota en la sociedad conectada de hoy puede ser realmente cualquier actividad, diseñar una conversación realmente aplica para cualquier reunión, quizá para mí es una práctica que tengo muy incorporada, básicamente se trata de hacer una lista simple de los temas a tratar durante la sesión. En mi caso suelo hacerlo en Evernote, personalmente juzgo que es terrible asistir a una reunión donde no hay una agenda y los temas saltan de uno a otro de forma caótica. Un recordatorio 5 minutos antes de la sesión puede ser más que suficiente para que todos los participantes se preparen y puedan comenzar puntualmente. Ah! la puntualidad, tiene que ser Japonesa o Alemana, algo totalmente alejado de nuestra cultura caribe de «dame 5 minuticos».
Acá las herramientas que suelo utilizar son Skype o Hangouts, aunque también existe Zoom.us para tener videoconferencias más robustas y donde en el plan gratuito pueden conectarse hasta 50 personas! Tal como sucede en una oficina física, los primeros minutos de la sesión lo dedicamos a saber cómo ha estado la semana de cada quién o el típico ¿Cómo han estado?, mucho más emocional. Creo esto es particularmente importante en un equipo que trabaja a distancia, porque hace posible el fenómeno humano de conocer al otro y promueve la co-laboración en momentos de máxima tensión profesional e inclusive personal. Luego de estos primeros minutos, entramos en materia y es aquí donde ocurre la «magia».
3) Seguimiento y resumen de los TO-DO
Puede que al finalizar la sesión sobrevenga la ansiedad de ir rápidamente a ese «otro pendiente» que tienes allí. Por mi parte al finalizar cada reunión, procuro quedarme unos minutos aterrizando las ideas –en Evernote–, en reuniones más complejas redactando en forma detallada la minuta de acuerdos y actividades por realizar, que comparto en documentos de Google Drive o directamente en un correo. Luego, otros minutos para respirar un poco en silencio y continuar con la jornada.
La verdad es que un resumen pormenorizado de la conversación ayuda a despejar la mente, al hacerlo en herramientas como Evernote o Google Drive, con visibilidad para todos, promueve la transparencia y el libre acceso a lo acordado, luego en la próxima reunión podemos volver a ver lo anotado y darle continuidad así como hacer mucho más visible el avance.
¿Tienes alguna otra práctica para entrenar a tu equipo de forma remota? Si es así no dudes en hacerlo dejando un comentario por acá abajo.
Digital Marketing Manager en Orienteed. Consultor en Estrategias de Inbound Marketing y Comunicación Digital. Diseñador Web, especializado en Usabilidad y UXp. Coach Ontológico Profesional certificado. Director de Mauna Media.