La regla de oro de la verdadera productividad, sea lo que sea que hagas

Han sido días en donde mi productividad ha estado a tope. Muchos solemos confundir los términos «ocupado» con «productivo». Me quedé reflexionando sobre esto.

A veces ocupamos nuestro tiempo con demasiadas cosas y —lamentablemente— terminamos haciendo nada que nos acerque a nuestros objetivos. Y wow!, ya estamos a mitad de año, para cumplirlos!.

Estar «ocupado» es lento y estresante.

Simplemente no puedes hacerlo todo y responder a todo de forma inmediata. El trabajo «ocupado» te hace sentir como si te estuvieras moviendo rápidamente y siendo productivo en el proceso. Pero en efecto, no lo eres.

Estás eligiendo cantidad sobre calidad. Lo peor que puedes hacer con tu precioso tiempo. Acumular tanto trabajo en el día como sea posible no es necesariamente la mejor estrategia para la productividad. Realizar tantas tareas como sea posible, aunque parezca que es lo mejor que puedes hacer, quizá no lo sea porque podrías terminar sacrificando tu objetivo de alto valor.

Productividad no significa necesariamente hacer todo

La gestión del tiempo es una lente cualitativa en lugar de una cuantitativa. La calidad sobre la cantidad es una vieja lección que muchos de nosotros decidimos ignorar. Funciona en la vida y en los negocios.

El «tiempo de calidad» reconstruye tu enfoque fracturado y extiende tu capacidad de atención. Piensa en esto: Cuando te imaginas un día productivo, ¿qué aspecto tiene?. Muchos de nosotros nos enfrentamos a la misma pregunta todos los días:

¿Debo centrarme en hacer más (cantidad) o en hacer una cosa (calidad) mejor?

Hacer una cosa significa no hacer otra. Y hay una gran diferencia entre las cosas que deberían hacerse y las cosas que deben hacerse. Una bandeja de entrada vacía y una lista de tareas en blanco no son indicadores verdaderos de tus niveles de productividad.

Tu tiempo es limitado. Hacer todo no es una opción. En una era de extrema actividad —y distracciones— , la única forma concebible de aprovechar al máximo tu tiempo es dejar de hacer el «trabajo ocupado».

¿Cuál es el uso más eficiente de tu tiempo hoy?

Esa simple pregunta puede ayudarte a elegir tus acciones más importantes para enfocarte todos los días. Hacer un progreso significativo debe ser siempre el objetivo.

Si no te enfocas, puedes quedarte sin energía rápidamente porque estás persiguiendo demasiadas cosas a la vez.

Vivimos en un «mundo infinito», dice Tony Crabbe, autor del libro «Busy»: Cómo prosperar en un mundo del demasiado.

Siempre hay más correos electrónicos entrantes, más reuniones, más cosas para leer, más ideas, proyectos y trabajos para realizar.

El resultado, inevitablemente es: sentirnos abrumados.

Somos seres humanos finitos, con energía y habilidades finitas, que intentamos superar una cantidad infinita de cosas/acciones. Eso nunca funciona. Y no es sostenible.

Así que coloca el foco en una sola tarea a propósito y bloquea las distracciones. O mejor aún, planifica tus reacciones a otras demandas de tu tiempo en momentos específicos si no puedes evitarlas.

Para aumentar tu rendimiento, comprime tu acción.

La concentración amplifica el rendimiento. Estas son algunas ideas que puedes aplicar:

• La belleza de la tarea única es que puedes realizar una acción comprimida en serie sucesivamente para aumentar tu rendimiento diario.
• Escribe tu MIT (most important thing o tu cosa más importante) y divídelo en acciones comprimidas. Identifica y enumera las acciones que necesitas realizar para lograrlo.
• Prioriza en función de la importancia. Todo no puede ser una prioridad.
• Divide tus horas en acciones comprimidas.
• Encuentra patrones comunes en las tareas y configura un sistema de trabajo que te permita terminar tareas similares en una sola acción.
• Puedes dejar que 30, 40 o 60 minutos de tiempo se centren en cada compresión.
• En mi caso, el mejor lapso de tiempo que he encontrado efectivo es de 40 minutos. Pero apégate a lo que funciona mejor para ti.
• Date el chance de cinco o diez minutos entre cada acción comprimida, para descansar.
• Te darás cuenta que la acción comprimida puede tener un efecto significativo en tus resultados.

Ahora es tu turno

A manera de resumen. Si deseas que las cosas se haga mejor, tu enfoque siempre debe ser el mismo; centrarse en el trabajo de calidad. Esto significa reconocer que no todo el trabajo importa por igual. Pasar de una tarea a otra en rápida sucesión, con el objetivo de hacer más cosas no es sostenible y desgasta.

Enfócate en el trabajo de calidad que contribuye al logro de tu meta más importante. No comprometas la calidad de tu trabajo.

Prioriza tus tareas y proyectos. Elige tus acciones y comprime actividades similares, configurando un temporizador si es necesario. Toma descansos para la recuperación mental entre acciones.

Sé inteligente con tu tiempo.