Formas de eliminar las distracciones en el trabajo remoto

Hace ya casi 10 años que mi modalidad de producción es el trabajo remoto. Trabajar a distancia aprovechando el uso de la tecnología tiene múltiples beneficios, pero también desafíos. Quizá el más relevante son las distracciones. En este post quiero compartir algunas prácticas para eliminarlas y ser un exitoso teletrabajador.

10 pasos para eliminar las distracciones en el trabajo remoto

1. Desarrolla y sigue (como un japonés) una rutina para eliminar la fatiga de la decisión y la postergación.

El primer paso para eliminar las distracciones en el trabajo remoto ocurre antes de poner un pie en el espacio de trabajo. Tener una rutina y un horario regular puede ayudar a reducir la fatiga y la postergación de las decisiones.

Si siempre escribes por las mañanas y siempre contestas los correos electrónicos por la tarde, hay dos decisiones menos que tomar cuando comienzas tu jornada de trabajo. Despierta, toma café y siéntate a escribir. Come, vuelve a la oficina y abre tu bandeja de entrada.

Una vez que tienes tiempo siendo un «teletrabajador», comienzas a reconocer cuándo eres más productivo y cuándo te distraes fácilmente. Si tienes más energía y concentración en las mañanas, usa ese tiempo para hacer frente a las grandes tareas importantes de tu día. Si sabes que es más probable que empieces con lentitud, comience el día con un trabajo más fácil y de baja energía para ir de menos a más en el impulso.

2. Usa la flexibilidad a tu favor.

Como en el aikido. Una de las ventajas de trabajar en forma remota es la flexibilidad. Tener la libertad de organizar tu horario cuando eres más productivo, o poder escabullirte y llevar a tu hijo a la guardería o acompañar a papá al médico es quizá un beneficio fundamental de esta modalidad.

Pero con la libertad viene la responsabilidad. Es muy posible que clientes o compañeros de trabajo esperen que estés presente y disponible. Si te escapas o utilizas tu tiempo para otras cosas, asegúrate de reservar tiempo para completar las actividades laborales.

Otro gran beneficio de la flexibilidad en el teletrabajo es la oportunidad de tomar descansos cuando tu cerebro lo necesita. Está bien alejarse y pasear al perro —¡o a ti mismo!— durante unos minutos. Recuerda que esos descansos deben ser cortos y refrescantes; no están destinados para videojuegos. Considera que una siesta corta o una meditación de 5 minutos puede ser altamente reparadora. Personalmente lo he probado y es muy recomendable.

3. Cancelar reuniones.

La comunicación en equipo a menudo es mala cuando la gente utiliza el trabajo remoto. Algunas personas preguntan: «¿Cómo se puede lograr algo sin reuniones presenciales, entrenamientos y reuniones improvisadas?»

Bueno, para ser sincero, si tu empresa lo está haciendo bien, debería haber más comunicación y productividad en un equipo remoto. Pero cuidado con el fenómeno de la «reunioncitis». Haz ping a tus compañeros de equipo remoto y aprovecha una videollamada para resolver los temas. Asiste a los «happy hours» mensuales para conocer a la gente del equipo. Porque existe el otro extremo, si trabajas demasiado tiempo en forma remota, te puedes desconectar «de lo social». El equilibrio es lo mejor.

Por otro lado, cada cuestión o tema no requiere una reunión para funcionar. Intenta compartir un documento en Dropbox Paper o Google Docs, o tal vez (¡jum!) envía un correo electrónico. Los correos electrónicos se sienten más sustanciales y oficiales en la era de Slack y WhatsApp.

Algunas empresas han instituido días de «no reunión». Para que los empleados puedan agachar la cabeza y hacer su trabajo. Incluso si no se trata de un esfuerzo para toda la empresa, intenta bloquear un día en tu calendario sin reuniones. O mejor aún, programa todas tus reuniones un día por semana. Claro, ese día será agotador, ¡pero piensa en todo lo que harás el resto de la semana!. Es muy saludable.

4. Configura un entorno de trabajo libre de desorden.

¿Está tu escritorio cubierto con montones de papel suelto, montones de notas adhesivas y algunos cuadernos medio llenos? No es de extrañar que no puedas concentrarte. Todo en tu espacio de trabajo está compitiendo por tu atención, y tu cerebro está más que feliz de complacerlo.

Tómate unos momentos al comienzo o al final del día para preparar tu área de trabajo para, bueno, para trabajar. Lo mismo aplica para tu escritorio digital. Si no puedes encontrar los archivos o aplicaciones que necesitas, es solo cuestión de tiempo antes de que «accidentalmente» abras tu cuenta de Twitter y pierdas 30 minutos de un día por lo demás productivo. Mantén abiertas las carpetas de proyectos y las aplicaciones directamente relacionadas con el trabajo. Esto es difícil, lo sé, lo he vivido, pero haz el esfuerzo de mantener todo lo demás cerrado y escondido para evitar la tentación…

5. No molestar.

A esta altura, haz establecido tu agenda. Haz cancelado algunas reuniones innecesarias y haz despejado tu espacio de trabajo. Es hora de ponerse a trabajar. Lo primero es lo primero: si necesitas hacer un trabajo real, cierra la puerta de tu oficina. Esto hace 2 cosas. En primer lugar, señala a alguien a tu alrededor que estás trabajando. Segundo, bloquea los ruidos que distraen sin aislarte por completo del mundo. Esto en casa es vital y tu familia debe comprenderlo.

Si no estás en una oficina o si no tienes una puerta, intenta poner un letrero en tu escritorio que indique que no debes ser molestado. Si alguien no entiende el mensaje, muéstrale silencio hasta que se vaya. Eso debería funcionar.

¿El siguiente paso? Elimina todas esas ventanas emergentes y sonidos de alerta. Tanto Windows como MacOS tienen opciones (Horas silenciosas y No molestar, respectivamente) para silenciar notificaciones durante un período de tiempo establecido. Si eres propenso a saltar a tu correo electrónico o Slack cada vez que la notificación se desliza en tu pantalla, debes evitar que aparezcan esas notificaciones.

Hablando de Slack, si bien es ideal para comunicaciones remotas de trabajo y mensajes asincrónicos, es horrible para el trabajo de enfoque profundo. Si estás dedicado a realizar un trabajo real, márcate como «away», pospón las notificaciones y establece un mensaje de estado de «enfoque profundo» o lento para que quede claro que no estás disponible.

6. Descarga un bloqueador de distracción.

Algunas personas tienen un excelente autocontrol. WhatsApp, Twitter, Facebook e Instagram pueden tenerlas en pestañas abiertas todo el día y nunca darles un vistazo. Eso es autocontrol nivel: Samurai. Para el resto de nosotros, hay bloqueadores de distracción.

Estas herramientas están diseñadas para ayudarte a mantenerte enfocado y sostener la eficiencia al máximo. Hay extensiones para navegadores (StayFocusd y LeechBlock), herramientas para todas las computadoras (autocontrol) e incluso soluciones que combinan el bloqueo de sitios web con el seguimiento del tiempo y las herramientas de productividad (FocusMe). No permitas que la tecnología obstaculice tu productividad. Haz que te ayude a concentrarte y ser mejor.

7. Usa música o ruido blanco para bloquear los sonidos y aumentar la concentración.

¡Bravo! Estás en tu oficina (o en la cafetería que prefieras), has cerrado Facebook, has establecido tu estado en Slack como «TRABAJANDO» y has bloqueado 2 horas para hacer lo tuyo. Hecho. El siguiente paso es bloquear todos esos ruidos que podrían alejarte de la tarea en cuestión.

Cuando se trata de distracciones, los auriculares son como magia. Puedes usar servicios como Focus @ Will o Brain.fm para sintonizar sonidos de enfoque y música que están científicamente probados para ayudarte a ser más productivo. Puedes usar aplicaciones como Noizio para escuchar ruido de fondo como una tormenta o soplar hojas. Incluso puedes usar auriculares (¡ja!) sin música ni ruido. «Auriculares encendidos» es un signo universal de no molestar.

8. Usa una lista de tareas o una aplicación.

Parte de la eliminación de las distracciones es centrarse en la tarea en cuestión. Una de las mejores formas de hacerlo es eliminar la multitarea. Una vez que te distraes de tu tarea principal, «generalmente toma 23 minutos y 15 segundos regresar al [tu] trabajo». Eso no es productivo.

Intenta usar una lista de cosas para hacer. Hay muchas soluciones digitales, desde algo tan simple como los Recordatorios de Apple hasta algo más centrado en el proceso como OmniFocus. O podrías ir por la ruta analógica. Escribe tus 2-3 tareas más importantes en una nota adhesiva, ponlas en la parte superior de la pantalla y trabaja ÚNICAMENTE en esas tareas.

9. Usa un sistema de auto-recompensa.

Seamos honestos: no puedes trabajar durante 6 horas seguidas y aún así esperar generar tu mejor trabajo de calidad. Tu cerebro necesita descansos. Si puedes controlar cuándo tomas esos descansos, no cuentan como distracciones, ¿verdad?.

Una forma de estructurar tu tiempo es usar la Técnica Pomodoro. «La técnica usa un temporizador para dividir el trabajo en intervalos, tradicionalmente de 25 minutos de duración, separados por descansos cortos». Usar esta técnica estructura el tiempo y te da la oportunidad de ponerte al día en Twitter o, mejor aún, mirar por la ventana dos veces por hora. Lo cual se agradece muchas veces.

También puedes seguir la regla de los 3 minutos. Cada hora, toma 3 minutos para ocuparte de lo que te está royendo: Comienza a lavar la ropa. Ver Twitter. Acuéstate en el piso con tu perro. Lo que sea que le da un descanso a tu cerebro.

10. Meriendas, Aperitivos y bebidas

Es difícil concentrarse cuando tienes un estómago rugiente. Según el libro Fuerza de voluntad: redescubriendo la mayor fortaleza humana, «…los hipoglucémicos tenían más probabilidades que la persona promedio de tener problemas para concentrarse y controlar sus emociones negativas cuando se los provocaba». Combate esos impulsos de apetencia y toma un refrigerio. Mantén golosinas fáciles como caramelos duros y nueces en el cajón de tu escritorio —sin abusar ¿ok?— o en tu bolso de trabajo.

Y no olvides hidratarte. De acuerdo con «La ecuación de hidratación: actualización sobre el equilibrio hídrico y el rendimiento cognitivo», un estudio publicado por la Biblioteca Nacional de Medicina de EE. UU. «… la literatura reciente sugiere que incluso la deshidratación leve —una pérdida de agua corporal de 1-2%— puede afectar la función cognitiva del rendimiento. Así que mantén una botella de agua a mano. Al consumir agua regularmente, tu cuerpo te dirá cuándo ¡es el momento de tomar un descanso!.

Ahora te toca a ti.

Las herramientas y los procesos que necesitas para tener éxito en el trabajo remoto están disponibles. Con un poco de planificación y previsión, puedes crear el mejor trabajo de tu vida desde la comodidad de tu propio hogar.

¡Buena suerte!