Hace años que trabajo de forma remota con diversos profesionales y equipos. Colaboradores de mi empresa, profesionales de otras organizaciones, clientes, universidades etc. Hace mucho tiempo ya, que no sé lo que es atravesar el tráfico de la ciudad ni ir diariamente a un lugar en horario de 8 a 5. Y aunque esta flexibilidad puede parecer el paraíso para muchos, siempre digo que requiere de una disciplina al mayor estilo japonés.

Trabajar a distancia –gracias a la tecnología– implica desafíos distintos al de un trabajo tradicional. En esta nuestra sociedad conectada, los equipos de trabajo se configuran de forma diferente, inclusive los lugares donde «nos conectamos» necesitan un diseño de mobiliario distinto, que promueva entre otras cosas la colaboración.

Se puede ir fácilmente a los extremos. De perder tiempo en la oficina conversando con otros mientras tomas café a pasar varios días sin afeitarte y sin contacto alguno con otra persona que no sea a través de Skype o Twitter. Los puntos intermedios son buenos. Viendo esto resumo tres prácticas –algo radicales– que los equipos remotos han implementado con éxito.

3 prácticas exitosas (¿y radicales?) de trabajo para equipos a distancia

1. Transparencia total acerca de ti mismo hacia tu equipo a distancia

   ¿Sabes si tu equipo está descansando bien? ¿Cuáles son sus metas o sueños personales? Puede sonar vacío o inclusive como que «estás mezclando lo personal con el trabajo» pero compartir esto con tu equipo es lo que ayuda a construir un sólido contexto de confianza. Eso ocurre naturalmente para quienes trabajan silla con silla. Pero para los equipos a distancia, con lugares y zonas horarias diferentes es un desafío. Por ejemplo en la empresa Buffer, convirtieron en un valor fundamental de su cultura corporativa la «transparencia extrema». Por ejemplo, cada trabajador allí recibió una pulsera UP24 que se conecta a una aplicación móvil donde puedes monitorear el descanso de la persona, el estado de ánimo y su bienestar. Así, todos los días, todo el mundo en Buffer registra sus logros y esos pequeños logros personales en los que cada quien anda, al ser transparente para todos, es más fácil conversarlo con el equipo.

2. Deja tu webcam encendida todo el día

   Saludar al compañero en la oficina es fácil. Pero muchas veces las llamadas vía Skype para conversar con ese colaborador son percibidas como una intrusión si no se ha programado previamente una reunión. Y, en la mayoría de los casos, coordinar dicha reunión suele ser muy complicado. Cuando el equipo de Foursquare –ubicado en New York– abrió sus oficinas en San Francisco (en la costa opuesta del país) le dieron una vuelta creativa a eso de «programar un conference» y que llamaron «El Portal».
   Mientras que la mayoría de las videoconferencias se usan planificadas con anterioridad y salas distintas, a la gente de Foursquare se le ocurrió crear «El Portal» como un sistema de video que está siempre online en el área de trabajo principal, y con acceso en cada oficina. Así que simplemente caminas hasta «El Portal» en San Francisco le das los buenos días a tu colega en Nueva York y conversan normalmente, olvidándose de todos los problemas que puede haber al «hacer una videoconferencia».
   Claro si tus equipos a distancia no tienen el presupuesto de Foursquare puedes utilizar Sqwiggle, un sistema de videochat siempre online bastante parecido a «El Portal» que sólo requiere cámara web y un monitor, en lugar de los costosos equipos de videoconferencia de Cisco. Esto facilita una visión consistente que te hace sentir como si estuvieras en la misma sala, trabajando juntos en la misma mesa.

3. Reemplaza el espacio físico con Software

   Cuando trabajamos con equipos a distancia, es muy fácil perder esa esencia de la comunicación humana: las conversaciones cara a cara. Sin esta interacción, la comunicación puede deteriorarse, abriendo la posibilidad a la ineficiencia, perdiendo el contexto emocional, aumentando las sensaciones de soledad y separación.
   En LKR Social Media, los equipos a distancia adoptaron una política extrema que resultó de distinguir en cómo ocurre la comunicación en equipos remotos y cómo en equipos que comparten la oficina. Para los equipos a distancia la tecnología brinda las posibilidades de quienes están sentados uno al lado del otro. El Software sustituye a los espacios físicos. Así en LKR Social Media se utiliza HipChat para la charla relacionada con el trabajo y la conversación de café, iDoneThis para mantener a todos al día con el ambiente laboral, Google Hangout para las reuniones semanales de los lunes, UberConference para conferencias rápidas, Confluence como su Wiki interno y Wrike para la conversación estructurada sobre los proyectos.

Una de las ventajas mentales más poderosas de trabajar con equipos a distancia es que no puedes dar nada por sentado.

Cuando el equipo comparte el mismo edificio, puedes dejarte llevar por una falsa sensación de seguridad acerca de lo bien que todos se están comunicando. Cuando estás a distancia, los desafíos son grandes, complejos, y en las narices, así que hay que ser muy explícitos sobre cómo vamos a trabajar juntos y cómo nos haremos cargo del trabajo.

¿Cómo vas con los desafíos del trabajo a distancia? Si quieres dejar algún comentario hazlo por acá abajo.

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Jesús Maceira

Digital Marketing Manager en Orienteed. Consultor en Estrategias de Inbound Marketing y Comunicación Digital. Diseñador Web, especializado en Usabilidad y UXp. Coach Ontológico Profesional certificado. Director de Mauna Media.

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