Cómo ser más productivo: 10 prácticas para trabajar de forma inteligente

Nuestra frenética era digital nos confronta con el cómo ser más productivo. Hace un tiempo escribí sobre cómo eliminar las distracciones en el trabajo remoto. Sin embargo, la productividad en nuestros países es por una parte necesaria y por la otra un reto.

¿Cómo trabajar de forma más inteligente? Y lo más importante —al menos para mí— cómo no morir en el intento sintiéndonos improductivos. De eso va el post de hoy.

Cómo ser más productivo, 10 prácticas inteligentes

1. Mantén el foco en el sistema en lugar de los objetivos

Desde una edad temprana, se nos enseña a perseguir objetivos: obtener buenas calificaciones, pertenecer a un equipo deportivo, lograr ascensos en el trabajo. Trabajas tan duro como puedes y con suerte lograrás tu objetivo.

Sin embargo, en muchas ocasiones los objetivos están fuera de nuestro control. Solemos tener un control limitado para lograrlos. No controlamos el futuro, las acciones de otras personas, la economía o el medio ambiente. Entre muchas otras variables. Y esa es exactamente la razón por la que nuestro enfoque debería estar en los sistemas en lugar de los objetivos. En un sistema, te enfocas en todas las partes que controlas.

«Sistema» es una palabra elegante para «proceso repetible». Obtener 500 suscriptores en tu blog es un objetivo, escribir 500 palabras al día es un proceso repetible. Correr un maratón es un objetivo, correr 4 días a la semana durante 30 minutos es un proceso repetible. Perder diez kilos es un objetivo, mejorar la dieta para comer de manera más saludable cada comida es un sistema.

Recompensa el esfuerzo en lugar del logro, con el tiempo será una enorme ganancia. Y esto trae a colación la belleza del «efecto compuesto»…

2. Aprovecha el efecto compuesto

«El interés compuesto es la octava maravilla del mundo. El que lo entiende, lo gana… el que no… lo paga».
Albert Einstein

El interés compuesto es un concepto de las finanzas y la economía. Que se refiere a la adición de intereses al depósito inicial principal. Interesa el interés. Suponiendo una tasa de crecimiento del 10% y un depósito inicial de $100, obtienes $110 en el primer mes, $121 en el segundo y ~ $133 en el tercero. Tus ganancias siguen creciendo: $10 el primer mes, $11 el segundo y $13 el tercero.

Pero hay más aplicaciones del efecto compuesto que solo en finanzas. Impacta en casi todas las áreas de tu vida. Cuando te enfocas en desarrollar sistemas y trabajar todos los días, tu trabajo se complica con el tiempo, desarrollando un crecimiento exponencial.

Tomemos el conocimiento como ejemplo. Si lees un par de páginas por día, comenzarás a hacer conexiones entre los libros y sus lecciones.

«Lee 500 páginas como esta todos los días. Así es como funciona el conocimiento. Se construye, como el interés compuesto.»
Warren Buffett

Si haces un par de publicaciones por semana, pronto tendrás un catálogo completo de artículos que tus lectores podrán disfrutar. Abriendo más formas de encontrarlo o pasar más tiempo en tu sitio web.

Si automatizas una tarea por semana en tu trabajo, liberas tiempo para concentrarte en actividades más importantes que generan resultados. Y a medida que optimizas las tareas, se vuelve mejor y más rápido al hacerlo, ya que puedes utilizar tus conocimientos previos y soluciones a nuevos problemas del día a día.

Cuantas más ventajas crees, más saldrán ganando tus próximas ventajas. Aumento del A1% todos los días, compuestos a casi 38x de aumento durante un año.

3. Haz seguimiento y medición a la salida, no en la entrada

La tercera regla de oro de cómo ser más productivo es enfocarse en la salida, en lugar de la entrada. En la regla #1, compartí que los sistemas son la mejor manera de progresar, ya que recompensan el esfuerzo y controlamos todas las variables. Sin embargo, necesitamos tener un sentido de dirección en esos esfuerzos, para saber lo que estamos tratando de lograr.

Escribir diariamente sin objetivo es solo práctica. Si deseas lograr algo, debes comprometerte con un determinado resultado. Como publicar semanalmente un artículo del blog (mi caso). Al final del día, un sistema es una forma de controlar cómo lograr un resultado.

Piensa en la producción como tu «producto terminado» y cómo se relaciona con tu sistema. Escribir todos los días es un sistema, los artículos/libros son los resultados.

Ten en cuenta que el resultado difiere de los objetivos. Ya que controlamos todas las variables. Un objetivo para tu blog podría ser obtener 500 suscriptores en un mes, pero realmente no controlas quién se inscribe. Solo controlas el flujo de publicaciones nuevas, por ejemplo.

Obtener un ascenso es un objetivo. No controlas a tu jefe. Sin embargo, puedes ser tan bueno que no pueden ignorarte: tu objetivo puede ser entregar diez proyectos web en los próximos tres meses. Ahora controlas todas las variables.

Conocer la diferencia entre los resultados y los objetivos es clave para establecer objetivos realistas y alcanzables. A cambio, lograrás la mayoría de tus objetivos sin siquiera intentarlo.
Pero saber exactamente cómo trabajar no es suficiente para ser más productivo. Necesitas saber en qué enfocar tu energía. Lo que nos lleva a…

4. Vive según la regla 80/20

El Principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, es uno de los modelos mentales que trato de seguir diariamente. Dice:

«El 80% de la producción o los resultados vendrán del 20% del esfuerzo o acción». Las pequeñas cosas son las que explican la mayoría de los resultados.

Usa la regla 80/20 para preguntarte constantemente si tu enfoque, tiempo o dinero están en las cosas que generan la mayoría de los resultados:

• ¿Te estás enfocando en las tareas que producen más resultados?
• ¿Dedicas tiempo a todos tus clientes por igual o estás reservando la mayor parte para los mejores clientes que te traen la mayoría de los ingresos?
• ¿La mayoría de tus distracciones provienen de un par de fuentes? Tal vez tu teléfono inteligente o las redes sociales?

Una vez que descubras qué funciona exactamente, dobla el esfuerzo. Por ejemplo:

La mayoría de los suscriptores de mi blog provienen de un par de fuentes (de más de 10 canales que he probado). Al aplicar la regla 80/20, puedo dedicar todo mi tiempo a obtener más suscriptores de esos canales.

Cuando tengas dudas, usa la regla 80/20. Te ayuda a obtener claridad sobre lo que es realmente importante y encontrar nuevos hallazgos.

Aquí hay uno: el 80% de tu trabajo se realiza en un 20% de tu tiempo. Para la mayoría de las personas, ese momento es inmediatamente después de despertarse. Debes aprovechar las primeras horas de tu día.

5. Reserva las mañanas para el trabajo de profundidad

Nuestra memoria de trabajo, estado de alerta y concentración mejoran gradualmente un par de horas después de despertar. Alcanzando su punto máximo a media mañana. Este es el período máximo de productividad natural de nuestro cerebro.

Aprovecha este estado para programar el trabajo más importante dentro de este período. Concéntrate en realizar el «Deep Work», lo que significa que puedes trabajar sin distracciones durante un largo período de tiempo.

Puedes utilizar la Técnica Pomodoro para entrar en el estado de flujo: trabaja durante 25 minutos en una sola tarea y luego toma un breve descanso de 5 minutos. Asegúrate de hacer al menos 3-4 bloques cada mañana. Una vez que hayas dominado 25 minutos de enfoque completo, puedes hacer «doble-pomodoros». Trabajando durante 50 minutos seguidos y luego tomando un descanso de diez minutos. Recuerda, la práctica hace al maestro.

A mi suele pasarme que es en las tardes cuando estoy más productivo. Lo importante es que encuentres tu tiempo y espacio para tus pomodoros y mantenerte concentrado en el sistema.

Si adquieres el hábito de realizar «Deep Work» en la mañana, incluso durante media hora, tu trabajo se avanzará rápidamente con el tiempo.

Al principio, puede ser difícil mantenerse enfocado durante 25 minutos. Pero efectivamente estás entrenando tu músculo de atención. En el distractor mundo de hoy, esa es una habilidad crucial que debes tener. Lo que nos lleva a…

6. Elimina las distracciones

Estar distraído es, obviamente, lo opuesto a describir cómo ser más productivo. Al agregar espacio en blanco a tu vida, eliminas las distracciones que se interponen en tu camino y te mueves hacia el trabajo y lo que quieras hacer. Al cultivar la necesidad de menos terminas logrando más. Como dice el refrán: «Pulgada por pulgada, es muy fácil. Patio por patio, es terriblemente duro».

Las distracciones pueden dividirse en tres grupos principales: físicas (es decir, posesiones), intangibles (es decir, tecnológicas) y personas. Toma una pluma y papel y enumera las distracciones en tu vida para cada una de estas tres áreas.

• Las distracciones físicas van desde el desorden en tu escritorio o tener demasiada ropa, por lo que es más difícil elegir un atuendo por la mañana. Si pasas demasiado tiempo viendo la televisión, el televisor en sí es una distracción.
• Las distracciones intangibles son las notificaciones de su teléfono o sesiones de navegación web aleatorias sin un final en mente. Pero también puede tratarse de aplicaciones complicadas y sistemas que tardan más en administrarse que en hacer el trabajo real.
• Y, finalmente, la gente. Puede ser el compañero de trabajo molesto que te sigue interrumpiendo por «solo cinco minutos de tu tiempo», o un familiar en casa si trabajas desde allí. Comunícate en tus términos de forma predeterminada a la comunicación asíncrona, como texto y correo electrónico. Como dice Elon Musk: «Me encanta el correo electrónico. Siempre que sea posible, intento comunicarme de manera asincrónica. Soy muy bueno en el correo electrónico».

Cualquier cosa que interrumpa tu trabajo cuando te encuentras en estado de Trabajo Profundo y/o no contribuya a la vida que deseas construir se clasifica como una distracción. Minimiza las distracciones en tu vida diaria para progresar en un trabajo significativo. No hay nada más molesto que «estar inspirado» solo para distraerte con una notificación de Facebook.

El paso 1 comienza con ser consciente de tus distracciones. Una vez que hayas fijado eso, continúa con su eliminación.

El primer paso de la administración efectiva del tiempo es eliminar antes de optimizar. Simplifica tu vida. Cuanto más elimines, más tiempo tendrás para cosas importantes.

Y para las cosas que no puedes eliminar, puedes intentar automatizarlas.

7. Automatiza tareas repetitivas

Los teléfonos inteligentes de hoy en día son millones de veces más potentes que toda la informática combinada de la NASA en 1969 cuando enviaron el hombre a la luna. La tecnología ha evolucionado extremadamente rápido en las últimas décadas.

¿Cómo ser más productivo usando la tecnología? Úsala para automatizar tareas repetitivas. Comienza enumerando todas las tareas que tienes que hacer de manera recurrente cada semana. Luego, encuentra formas de automatizarlos, ya sea mediante el uso de aplicaciones o creando tu propio sistema. No importa lo que hagas, siempre tendrás tareas recurrentes.

¿Una común en muchas industrias? el Email. Según un estudio de la Universidad de Carleton, el trabajador del conocimiento «típico» gasta un tercio de su tiempo laboral procesando correo electrónico. Yo utilizo un sistema GTD en Gmail que ha reducido de forma significativa el tiempo que dedico al correo. Puedes utilizar otros trucos productivos, como usar respuestas prediseñadas en emails repetitivos. Gmail tiene buenas funcionalidades que ayudan.

Si usas hojas de cálculo mucho, Zapier es una buena herramienta para utilizar. Tiene miles de automatizaciones que conectan más de mil aplicaciones.

Incluso las pequeñas automatizaciones marcan la diferencia: crea plantillas que puedas reutilizar para las notas de las reuniones, las revisiones uno a uno y plantillas de presentaciones.

Más automatización significa más tiempo para enfocarse en el trabajo creativo y productivo.

8. Trabaja en función de los datos

Siempre defiendo el tomar decisiones basadas en datos. Si no lo haces, elige ir con tu opinión sin datos que lo respalden. Jim Barksdale, el ex CEO de Netscape, lo dijo muy bien:

«Si tenemos datos, veamos los datos. Si todo lo que tenemos son nuestras opiniones, vamos con las mías».

Y estar basado en datos no es solo para las compañías de tecnología. Que cambian a una app basados en los resultados de las pruebas AB. Podemos probar nuestra propia vida y descubrir los resultados, y luego ajustarnos en consecuencia.

Comienza cuestionando todo: ¿lo creo así porque es mi opinión/otras personas lo dicen/es cómo funciona el mundo o porque lo he probado?

En la regla #5, comenté sobre reservar las mañanas para realizar «Deep Work». La verdad es que este es el momento pico para la mayoría de las personas. Pero la palabra clave aquí es más. ¿Qué pasa si eres un ave nocturna y haces más cosas en el silencio de la noche? ¿O encuentras que tus niveles de energía están por el techo inmediatamente después del almuerzo? La única forma de averiguarlo es probar esa suposición.

Pero, ¿cómo pruebas? Debes pensar como un científico y seguir los pasos de la investigación científica:

• Comienza con el objetivo final de tu experimento: encuentra tu tiempo pico de productividad
  Ahora, elabora una hipótesis: mi tiempo pico de productividad es de 9 a.m. a 11 a.m. Tu hipótesis debe ser comprobable y falsable. En otras palabras, debe haber una forma de probar tu hipótesis y puede ser respaldada o rechazada basándose en el examen de los datos.
• Diseña el experimento: para encontrar tu hora pico, puedes ingresar datos en una hoja de cálculo sobre cómo sientes que tu nivel de energía es de 1 a 10 cada hora del día durante dos semanas
• Ahora ejecuta el experimento y recolecta datos
• Finalmente, analiza los datos y saca conclusiones: mira tu hoja de cálculo y calcula los resultados. Al final, debes tener confianza en las horas del día en que eres más productivo.

Hay algunos otros experimentos que puedes realizar en tu vida personal y cómo afectan tu productividad: beber / no tomar cafeína, el número de horas que duermes, hacer ejercicio durante el día y el número de horas trabajadas.

Prueba, prueba, prueba y encuentra lo que funciona específicamente para ti. El crecimiento proviene del trabajo duro y solo un poco de suerte. El crecimiento rápido proviene de las pruebas.

9. Delega lo que no es esencial

Nadie es el mejor en todo. Al enfocarte en lo que haces mejor y delegar el resto, optimizas tu productividad. Delega todo lo que no sea de clase mundial o que alguien pueda hacerlo mejor en una fracción de tiempo o costo.

A menos que tengas que desarrollar una nueva habilidad, siempre es mejor encontrar a alguien que ya sea experto en algo para completar esa tarea.

Por ejemplo:

No soy bueno en video y me llevaría horas alcanzar un nivel aceptable. Una idea mucho mejor es encontrar a alguien que sea experto en video y dejarlo en manos de ellos. En mi negocio, mantengo las actividades en las que soy excelente: redacción, diseño web, inbound marketing, análisis de datos y subcontrato el resto.

Para delegar de manera eficiente, asegúrate de elegir la persona adecuada para el trabajo. Debe tener todas las habilidades necesarias y debe ser capaz de hacer el trabajo. Se muy específico sobre el producto final (el resultado) y proporciona instrucciones claras paso a paso sobre cómo completar la tarea.

Esto también funciona tu vida personal: invierte en cambiar tu dinero por tiempo. Cuando el tiempo que te lleva realizar una tarea es más caro que pagarle a alguien. Esto puede significar limpiar tu casa, planchar la ropa o incluso conducir / transportarte. Trabaja para desarrollar las habilidades que valoras, como cocinar o aprender código, y busca ayuda para el resto.

Céntrate en hacer lo que mueve la aguja. Delega el resto.

10. El escollo es el proceso

Algunos días son geniales, algunos días son buenos, algunos días son malos. Y luego hay días en que todo es horrible y solo quieres quedarte acostado mirando al techo y preguntándote qué te pasa a ti y a tu vida. Todos hemos estado allí.

Primer consejo profesional: cuando estés retrasado, ve a casa temprano. Tómate tu tiempo para descansar y regresar energizado al día siguiente. A veces nuestro cerebro nos resuelve los problemas por sí solo.

Y abraza el escollo (en coaching solemos decir «declara el quiebre): este es el espacio del que provienen los avances. Si te enfocas en los sistemas, según la regla #1, progresarás a largo plazo. En «The War of Art», Steven Pressfield comparte una gran pequeña señal:

«Alguien le preguntó una vez a Somerset Maugham si escribió en un horario o solo cuando fue golpeado por la inspiración. «Escribo solo cuando me llega la inspiración», respondió. «Afortunadamente, golpea todas las mañanas a las nueve en punto».»

Y cuando finalmente encuentras algo que funciona, ese es el momento cuando «ocurre la magia». Pero nadie te va a aplaudir. Entonces debes hacerlo por ti mismo. Aprende a disfrutar de las pequeñas victorias, ya sean 100 nuevos suscriptores, el cierre de un proyecto o el disfrute de un día productivo. Las recompensas son geniales, pero el viaje también puede ser increíble y vale mucho la pena.

El escollo es lo que te hace ir hacia adelante.