Mantenerse organizado como diseñador

Hoy día mantenerse organizado como diseñador puede ser clave para el éxito profesional. En un post anterior compartí mi mirada sobre el trabajo remoto. Pero ¿qué sucede si no organizamos nuestro trabajo?. De eso se trata este post.

Como diseñadores somos parte de las etapas en el ciclo de vida de un producto. Y tenemos que adaptarnos a nuevas herramientas, métodos y procesos complejos que nos ayudan a diseñar más rápido y mejor para satisfacer estas nuevas necesidades.

Regularmente debemos manejar muchos entregables y mucha comunicación con los actores interesados en el proceso, diseñadores, desarrolladores y usuarios. Estas son algunas ideas para mantenerte organizado como diseñador en la era digital.

Ideas para mantener organizado el trabajo como diseñador

Gestionar tu sistema de diseño ahora es más fácil

Lo iré comentando a continuación. Pero organizarse no se limita a mantener un escritorio limpio. Cómo priorizamos nuestras actividades y nos mantenemos enfocados es donde la organización puede otorgarnos los mayores beneficios. Para ti y para tus clientes —internos o externos—. Para mantener el foco, quizá te sirva una práctica que tengo hace varios años. Consiste simplemente en respirar. Antes de comenzar tu jornada de trabajo (luego de llevar a los niños al colegio o haber paseado a tu mascota) justo frente a la compu, reserva 5 minutos para cerrar los ojos y respirar en largo. Puedes incluir música, pero lo importante es que te concentres en tu propia respiración. Verás como el inicio de cada día es una nueva hoja en blanco lista para crear.

Comienza con las cosas simples

Ya embarcado en el inicio de la jornada, empieza por las actividades sencillas. Si tienes que diseñar un logotipo, comienza rayando en esa hoja blanca, quizá líneas sin sentido, hasta ir paulatinamente agregando complejidad. Quizá puedas ir a un ritmo acelerado, pero muchos necesitamos vaciar la mente antes de comenzar cada proyecto. Una vez hecho esto, puedes pasar a organizar la forma en que te comunicarás y compartirás tu trabajo con el resto del equipo o clientes.

Establecer algunas reglas básicas y crear algunos hábitos puede ayudarte a evitar la pérdida de archivos o perderte en versiones de productos/diseños.

Yo encontré útil, por ejemplo, dar la misma estructura de carpetas a mis proyectos. Por ejemplo: la carpeta raíz de cada cliente contiene una carpeta «Logo», «Bocetos» o «Entregables», donde ubico cada archivo según corresponda. Lo confieso, me obsesiona organizar todo en carpetas. De forma muy especial es importante consensuar las reglas mínimas de organización del trabajo cuando es de forma compartida. La clave es que todos respetemos los acuerdos en cuanto a dónde y cómo organizaremos y guardaremos el fruto de nuestro esfuerzo digital.

Como buena práctica, quizá te sirva crear todas las carpetas antes de iniciar cualquier proyecto, inclusive si están vacías. Por ejemplo:

  • Cliente:
    • Antecedentes
    • Recursos del cliente
    • Necesidades de desarrollo
    • Investigación User Persona
  • Sitio Web:
    • Diseño de concepto
    • UX documentación
    • Mobile
    • Desktop
    • Tablet
    • UI kit

Invertir este tiempo por adelantado para establecer la estructura en donde vivirá el proyecto será muy valioso al momento de escalar.

Consejos para mantener el orden:

  • Nombra tu proyecto para que sea comprensible por todas las personas involucradas:
    • Malo: Website_Final.sketch
    • Bueno: Smiths_Website_2018.02.14.sketch
  • Evita carpetas ambiguas y potencialmente redundantes
  • Intenta numerar los archivos o las carpetas para ayudar a mantener un orden natural
  • Si es necesario, usa acrónimos estándar acordados por todo el equipo (o clientes)
  • Usa formatos estándar para fechas y nombres personales
  • Utiliza un formato estándar para el control de la versión como “V” seguido de al menos 2 dígitos y colocado como el último elemento:
    Ejemplo: Smiths_Website_2018.02.14_V01.sketch

Sé que podría ser mucho, pero si mantienes la misma estructura en todas tus computadoras, carpetas personales y proyectos de trabajo, te ayudará a transformar esto en un hábito. Y además te traerá mucha felicidad. 🙂

Mantén capas, archivos limpios y claros

Como diseñadores, a menudo colaboramos con al menos otro diseñador en proyectos. Lo más frustrante es perderse en capas sin nombre o versiones poco claras de los archivos.

Te sugiero decidir el nombre y las pautas de estructura que junto al equipo seguirán mientras crean sus diseños. Comenzando con el nombre de las capas que utilizarán en los archivos. Por ejemplo, un complemento útil para cambiar el nombre de las capas en Sketch es RenameIt.

Estas son varias pautas que ayudarán a que los proyectos de diseño sean más consistentes y fáciles de entender:

  • Cada mesa de trabajo, capa y grupo se nombra para indicar con precisión de qué se trata
  • Usa minúsculas para que sea más fácil escanear y leer
  • Usa mayúsculas solo para acrónimos
  • Agrupa tu diseño por secciones y elementos
  • No uses «copiar» al final del nombre
  • ¡No te olvides de los desarrolladores! Define todas estas convenciones y pautas de nombres junto con los desarrolladores con los que trabajas estrechamente. Usar un lenguaje común te ayudará a exportar y compartir activos.

Ten conciencia del tiempo

A menudo terminamos demasiado absortos en nuestras actividades y no nos damos cuenta de que el tiempo pasa. Por lo que terminamos llegando tarde y terminamos todo a último momento.

Cómo percibimos y estimamos el tiempo también afecta nuestra productividad diaria y puede llevar a la desorganización.

Una forma de evitar esto es tratar de crear un horario para el día basado en tus tareas. Establece hitos y divide grandes tareas en pasos. Anótalos en la herramienta con la que quieras trabajar: personalmente yo utilizo Asana, Evernote y Gmail. Pero sobre todo Asana.

diseñador organizando el trabajo

Asegúrate de no exagerar y crear demasiados pequeños pasos. Algunas veces es suficiente establecer un hito simple como: «Terminar la Tarea 1 al mediodía».

Es más fácil relacionarse con los eventos que con el tiempo, pero la creación de un hábito para mirar el reloj de vez en cuando definitivamente ayuda.

Cuando tengo proyectos complejos que son sensibles al tiempo, uso Time Timer para actividades como investigación, mood boards y ideation. No solo me ayuda a mantener el rumbo sino que también es más productivo porque me mantiene enfocado. Cómo percibimos el tiempo definitivamente afecta la precisión con que estimamos nuestros proyectos y tareas.

Hacer un seguimiento de lo que haz estimado y la duración de la tarea te ayudará a estimar mejor en futuros proyectos. Puedes realizar un seguimiento de esto agregando esta información a tus tareas de Asana (u otras herramientas de administración) y compararlos al final de la actividad.

Pensamientos finales

No hay magia detrás de mantenerse organizado como diseñador. Y todos nos manejamos de manera diferente. Pero lo que considero esencial es conocer mis hábitos e intentar mejorar día a día.

Dedica tiempo para ordenar las cosas desde el inicio de un proyecto. Luego manténte organizado durante el mismo. Intenta no distraerte y saltar de una tarea a otra. Y siempre pide ayuda cuando sea necesario.

Consultor en Estrategias de Inbound Marketing y Comunicación Digital. Diseñador Web, especializado en Usabilidad y UXp. Coach Ontológico Profesional certificado. Director de Mauna Media.