Con miles de dispositivos móviles en manos de empleados o colaboradores, y con la tremenda penetración de uso de plataformas como Facebook o Twitter, quieran o no, los trabajadores de su empresa ya están usando las Redes Sociales.
¿Qué hago si mis empleados están usando Redes Sociales?
Tal vez, algunas empresas ni siquiera se estén planteando esta pregunta, pero muchas otras sí, y se lo están tomando muy en serio debido al impacto de las Redes Sociales en el mundo corporativo. Esté prohibido o no su uso dentro de las organizaciones, las personas ya están enviando tweets, compartiendo información, comentando imágenes en Facebook o reenviando vídeos de YouTube.
¿Qué hacer con esto? ¿Cómo aprovecharlo para la empresa u organización?. Son parte de las preguntas que algunos clientes nos han comentado en diferentes asesorías y, por eso, escribimos este post. Pensamos que sería útil compartir nuestra mirada sobre cómo empezar a guiar e integrar a los empleados o colaboradores en el uso de las Redes Sociales dentro de la empresa y enseñarles la importancia de gestionar estos canales adecuadamente.
Consideraciones:
- Creemos que el proyecto de integrar, permitir o incorporar el uso de Redes Sociales dentro de la empresa debería ser -en el mejor caso- una iniciativa estratégica que cuente con el apoyo e impulso del área directiva, gerencial o de liderazgo de la organización. En otras palabras, los líderes de la empresa (Presidente, Gerente, Director, etc) deben estar ganados a la idea. De lo contrario será cuesta arriba activarla.
- Será difícil la acción, si viene impulsada por parte de un sólo sector de la organización. Por ejemplo, si el área de Mercadeo es la que propone la idea, deberá contar con el apoyo de otras áreas para que esto obtenga validez y logre convetirse en una iniciativa útil y plural. Desde nuestra perspectiva, el área de Recursos Humanos o Gestión de Talento, es una de las áreas que debe estar necesariamente involucrada en el proyecto por el impacto que tendrá el uso de estos canales en el día a día de los trabajadores de la empresa.
- Es muy importante comprender que incorporar las Redes Sociales en el ambiente de trabajo implica un cambio de paradigma y, en consecuencia, un cambio en la Cultura Organizacional. Y, aunque esto requiere más de un post para explicarlo, es necesario destacar que este cambio tiene que ver con empezar a transformar las prácticas de “comando y control” que puedan existir en la empresa y dar paso al uso de canales de interacción, que impulsen una cultura abierta y muy horizontal.
De esta manera, sugerimos que, antes de conversar sobre las Redes Sociales con sus empleados o colaboradores, tomen en cuenta lo siguiente:
- Elaboren un Manual de Comunicación y Uso de Redes Sociales en la Empresa. Esto ayudará a definir cuál será el tono de interacción con clientes y posibles consumidores, ayudará con el proceso de gestión de Redes sociales, mostrará respuestas y tendencias a seguir ante determinadas situaciones, incluso a vislumbrar eventuales crisis on line. Además, esto servirá de guía a tu personal para saber cómo actuar en medios sociales a nombre de la empresa o como empleados de la empresa deben actuar al mencionar la marca en sus canales personales.
- Seleccionen bien a su equipo de Social Media. Sea un equipo interno o un equipo externo, les sugerimos no dejar la responsabilidad del Community Management a pasantes o profesionales que no tengan experiencia comprobada en la gestión de «canales de comunicación».
- Abran espacios de formación para sus empleados. Esto ayudará a facilitar la capacitación de los colaboradores de la empresa para que conozcan el alcance de los medios sociales, la conexión con la reputación on line de la marca, la comunicación y la normativa de Redes Sociales de la empresa, entre otros factores.
- No limiten el acceso a las Redes Sociales. Si desean mantener controlado el acceso a canales de interacción dentro de la empresa quizá este post no es para ustedes o para su organización. No se trata de permitir que las personas “revisen su facebook en la oficina” (eso ya lo hacen desde sus teléfonos móviles), se trata de enseñar a potenciar el negocio, la comunicación y la cultura empresarial con el uso de este tipo de plataformas sociales. Lo recomendable es realizar una apertura gradual y planificada de estos canales dentro de la empresa, en base a una estrategia.
- Incluyan al equipo de seguridad informática. Sabemos que estas áreas suelen ser renuentes a este tipo de iniciativas, pero es importante hacer el trabajo de “evangelizar” e «incluir» a este equipo dentro de la estrategia de introducción a Redes Sociales en la empresa. Esto ayudará a mitigar barreras y considerar prácticas de seguridad, muy necesarias al trabajar con tecnología.
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Digital Marketing Manager en Orienteed. Consultor en Estrategias de Inbound Marketing y Comunicación Digital. Diseñador Web, especializado en Usabilidad y UXp. Coach Ontológico Profesional certificado. Director de Mauna Media.